Od strony prawnej niszczenie dokumentów uznawane jest za formę ich przetwarzania i powinno być na tyle skuteczne, aby zabezpieczyć poufne informacje przed ponownym ich odczytem. Temat utylizacji dokumentów reguluje rozporządzenie unijne (RODO), które obejmuje przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych.
Wiemy, kogo prawo chroni przed wyciekiem danych, a które podmioty zobowiązane są do niszczenia dokumentów według ściśle określonych zasad? Zgodnie z RODO bezpieczne niszczenie danych obowiązuje placówki publiczne takie jak: urzędy, szkoły i szpitale oraz prywatne firmy, które w swojej działalności przetwarzają dane.
Zniszczyć należy dokumenty nieaktualne, bez ważnej daty. Ustawowy okres przechowywania będzie inny dla dokumentacji z różnych dziedzin, na przykład:
dane medyczne:
dane finansowe:
dane placówek oświatowych:
Prawo nie reguluje metod utylizacji, której można dokonać w placówce lub zlecić dedykowanej firmie. To na co zwraca się uwagę to sam proces, którego każdy etap powinien być przeprowadzony pod ścisłym nadzorem. Warto podkreślić, że utylizacja dokumentów archiwalnych nie dotyczy tylko i wyłącznie papieru, ale także współczesnych nośników takich jak: dyski twarde, pamięć typu flash, płyty CD i DVD.
Aktualnie wiele firm specjalizuje się w utylizacji dokumentów i to właśnie tam swoje pierwsze kroki powinni skierować przedsiębiorcy zmagający się z tym zagadnieniem. Dokument zawierający poufne informacje nie może trafić do zwykłego kosza na śmieci. Najprostszą metodą na zniszczenie papierowych dokumentów zawierających poufne informacje będzie użycie niszczarki.
Współczesne sposoby niszczenia danych dzielimy na dwie grupy: programowe i sprzętowe.
Niszczenie programowe - polega na wielokrotnym nadpisywaniu danych w przypadkowej kolejności, co uniemożliwia ich odczyt. Po takim czyszczeniu nośnik może powrócić do użyteczności.
Niszczenie programowe można podzielić na:
Niszczenie sprzętowe - przy pomocy urządzeń, po tego typu operacji na przykład dysk twardy nie nadaje się do ponownego użycia.
Niszczenie sprzętowe dzielimy na niszczenie metodami tzw. "domowymi", chemicznymi, radioaktywnymi, termicznymi, pirotechnicznymi, magnetycznymi lub mechanicznymi.
Zobacz też: Gdzie wyrzucać lakier do paznokci zgodnie z zasadą segregacji śmieci? To wcale nie jest takie oczywiste