Niszczenie dokumentów w świetle prawa
Od strony prawnej niszczenie dokumentów uznawane jest za formę ich przetwarzania i powinno być na tyle skuteczne, aby zabezpieczyć poufne informacje przed ponownym ich odczytem. Temat utylizacji dokumentów reguluje rozporządzenie unijne (RODO), które obejmuje przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych.
Wiemy, kogo prawo chroni przed wyciekiem danych, a które podmioty zobowiązane są do niszczenia dokumentów według ściśle określonych zasad? Zgodnie z RODO bezpieczne niszczenie danych obowiązuje placówki publiczne takie jak: urzędy, szkoły i szpitale oraz prywatne firmy, które w swojej działalności przetwarzają dane.
Utylizacja dokumentów archiwalnych - zasady
Zniszczyć należy dokumenty nieaktualne, bez ważnej daty. Ustawowy okres przechowywania będzie inny dla dokumentacji z różnych dziedzin, na przykład:
dane medyczne:
- dokumentację medyczną przechowuje się przez 22 lata,
- dane do monitorowania krwi i jej składników oraz dane na temat zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała powinny być dostępne do wglądu przez 30 lat
dane finansowe:
- obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych wynosi 5 lat,
dane placówek oświatowych:
- zarządzenia, rozporządzenia i inne wytyczne, które dotyczą funkcjonowania szkoły oraz protokołów rad pedagogicznych przechowuje się przez 25 lat,
- dokumentacji określającej zasady organizacji praktycznej nauki zawodu – 10 lat.
Prawo nie reguluje metod utylizacji, której można dokonać w placówce lub zlecić dedykowanej firmie. To na co zwraca się uwagę to sam proces, którego każdy etap powinien być przeprowadzony pod ścisłym nadzorem. Warto podkreślić, że utylizacja dokumentów archiwalnych nie dotyczy tylko i wyłącznie papieru, ale także współczesnych nośników takich jak: dyski twarde, pamięć typu flash, płyty CD i DVD.
Utylizacja dokumentów - przedsiębiorstwa
Aktualnie wiele firm specjalizuje się w utylizacji dokumentów i to właśnie tam swoje pierwsze kroki powinni skierować przedsiębiorcy zmagający się z tym zagadnieniem. Dokument zawierający poufne informacje nie może trafić do zwykłego kosza na śmieci. Najprostszą metodą na zniszczenie papierowych dokumentów zawierających poufne informacje będzie użycie niszczarki.
Utylizacja dokumentów - metody. Sprzęt komputerowy i nośniki danych
Współczesne sposoby niszczenia danych dzielimy na dwie grupy: programowe i sprzętowe.
Niszczenie programowe - polega na wielokrotnym nadpisywaniu danych w przypadkowej kolejności, co uniemożliwia ich odczyt. Po takim czyszczeniu nośnik może powrócić do użyteczności.
Niszczenie programowe można podzielić na:
- kasowanie danych z systemu operacyjnego,
- niszczenie danych za pomocą oprogramowania,
- niszczenie za pomocą niszczarki danych cyfrowych
Niszczenie sprzętowe - przy pomocy urządzeń, po tego typu operacji na przykład dysk twardy nie nadaje się do ponownego użycia.
Niszczenie sprzętowe dzielimy na niszczenie metodami tzw. "domowymi", chemicznymi, radioaktywnymi, termicznymi, pirotechnicznymi, magnetycznymi lub mechanicznymi.
Zobacz też: Gdzie wyrzucać lakier do paznokci zgodnie z zasadą segregacji śmieci? To wcale nie jest takie oczywiste
